Umowa użytkownika

UWAGA: producent zastrzega sobie prawo do zmiany składu, kompletacji, kolorystyki produktu, okresu gwarancji, parametrów technicznych itp. bez uprzedniego powiadomienia.

Regulamin przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych, których właścicielem jest sprzedawca

Spis treści

Pojęcia ogólne i zakres stosowania
Wykaz baz danych osobowych
Cel przetwarzania danych osobowych
Tryb przetwarzania danych osobowych: uzyskanie zgody, informowanie o prawach i czynnościach z danymi osobowymi podmiotu danych osobowych
Lokalizacja bazy danych osobowych
Warunki ujawniania informacji o danych osobowych osobom trzecim
Ochrona danych osobowych: sposoby ochrony, osoba odpowiedzialna, pracownicy, którzy bezpośrednio przetwarzają dane osobowe i/lub mają do nich dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, okres przechowywania danych osobowych
Prawa podmiotu danych osobowych
Tryb rozpatrywania wniosków podmiotu danych osobowych
Rejestracja państwowa bazy danych osobowych

1.Pojęcia ogólne i zakres stosowania

1.1. Definicje:

Baza danych osobowych — nazwany zbiór uporządkowanych danych osobowych w formie elektronicznej i/lub w formie kartotek danych osobowych;
Osoba odpowiedzialna — wyznaczona osoba, która organizuje pracę związaną z ochroną danych osobowych podczas ich przetwarzania, zgodnie z prawem;
Właściciel bazy danych osobowych — osoba fizyczna lub prawna, której na mocy prawa lub za zgodą podmiotu danych osobowych przyznano prawo do przetwarzania tych danych, która zatwierdza cel przetwarzania danych osobowych w tej bazie, ustala zakres tych danych i procedury ich przetwarzania, o ile prawo nie stanowi inaczej;
Państwowy rejestr baz danych osobowych — jednolity państwowy system informacyjny gromadzenia, kumulowania i przetwarzania informacji o zarejestrowanych bazach danych osobowych;
Publicznie dostępne źródła danych osobowych — informatory, książki adresowe, rejestry, wykazy, katalogi i inne usystematyzowane zbiory informacji jawnych zawierające dane osobowe, zamieszczone i opublikowane za wiedzą podmiotu danych osobowych. Za publicznie dostępne źródła danych osobowych nie uważa się sieci społecznościowych i zasobów internetowych, w których podmiot danych osobowych pozostawia swoje dane (z wyjątkiem przypadków, gdy podmiot danych osobowych wyraźnie wskazał, że dane zostały zamieszczone w celu ich swobodnego rozpowszechniania i wykorzystania);
Zgoda podmiotu danych osobowych — każde udokumentowane, dobrowolne oświadczenie woli osoby fizycznej wyrażające zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych zgodnie z określonym celem ich przetwarzania;
Depersonalizacja danych osobowych — usunięcie informacji umożliwiających identyfikację osoby;
Przetwarzanie danych osobowych — każda czynność lub zespół czynności wykonanych w całości lub w części w systemie informacyjnym (zautomatyzowanym) i/lub w kartotekach danych osobowych, związanych ze zbieraniem, rejestracją, gromadzeniem, przechowywaniem, adaptowaniem, zmianą, aktualizacją, wykorzystywaniem i rozpowszechnianiem (udostępnianiem, sprzedażą, przekazywaniem), depersonalizacją i niszczeniem informacji o osobie fizycznej;
Dane osobowe — informacje lub zbiór informacji o osobie fizycznej, która jest zidentyfikowana lub może zostać konkretnie zidentyfikowana;
Podmiot przetwarzający bazę danych osobowych — osoba fizyczna lub prawna, której właściciel bazy danych osobowych lub prawo przyznało prawo do przetwarzania tych danych. Podmiotem przetwarzającym nie jest osoba, której właściciel i/lub podmiot przetwarzający powierzył wykonywanie prac technicznych przy bazie danych osobowych bez dostępu do treści danych osobowych;
Podmiot danych osobowych — osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane zgodnie z prawem;
Osoba trzecia — każda osoba, z wyjątkiem podmiotu danych osobowych, właściciela lub podmiotu przetwarzającego bazę danych osobowych oraz upoważnionego organu państwowego ds. ochrony danych osobowych, której właściciel lub podmiot przetwarzający przekazuje dane osobowe zgodnie z prawem;
Szczególne kategorie danych — dane osobowe dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, religijnych lub światopoglądowych, członkostwa w partiach politycznych i związkach zawodowych, a także dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego.

1.2. Niniejszy Regulamin jest obowiązkowy dla osoby odpowiedzialnej oraz pracowników sprzedawcy, którzy bezpośrednio przetwarzają dane osobowe i/lub mają do nich dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.

2.Wykaz baz danych osobowych

2.1. Sprzedawca jest właścicielem następujących baz danych osobowych:

baza danych osobowych kontrahentów.

3.Cel przetwarzania danych osobowych

3.1. Celem przetwarzania danych osobowych w systemie jest zapewnienie realizacji stosunków cywilnoprawnych, świadczenie, otrzymywanie i dokonywanie rozliczeń za zakupione towary i usługi zgodnie z Kodeksem podatkowym Ukrainy i ustawą Ukrainy „O rachunkowości i sprawozdawczości finansowej na Ukrainie”.

4.Tryb przetwarzania danych osobowych: uzyskanie zgody, informowanie o prawach i czynnościach z danymi osobowymi podmiotu danych osobowych

4.1. Zgoda podmiotu danych osobowych musi być dobrowolnym oświadczeniem woli osoby fizycznej wyrażającym zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych zgodnie z określonym celem ich przetwarzania.

4.2. Zgoda podmiotu danych osobowych może zostać wyrażona w następujących formach:

dokument papierowy z danymi umożliwiającymi identyfikację tego dokumentu i osoby fizycznej;
dokument elektroniczny zawierający obowiązkowe dane umożliwiające identyfikację tego dokumentu i osoby fizycznej. Dobrowolne oświadczenie woli osoby fizycznej wyrażające zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych powinno być poświadczone podpisem elektronicznym podmiotu danych osobowych;
znacznik na stronie elektronicznej dokumentu lub w pliku elektronicznym przetwarzanym w systemie informacyjnym na podstawie udokumentowanych rozwiązań programowo-technicznych.

4.3. Zgoda podmiotu danych osobowych jest wyrażana przy zawieraniu stosunków cywilnoprawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4.4. Podmiot danych osobowych jest informowany o włączeniu jego danych osobowych do bazy danych osobowych, o prawach określonych w ustawie Ukrainy „O ochronie danych osobowych”, o celu zbierania danych i o osobach, którym przekazywane są jego dane osobowe, przy zawieraniu stosunków cywilnoprawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4.5. Przetwarzanie danych osobowych dotyczących pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, religijnych lub światopoglądowych, członkostwa w partiach politycznych i związkach zawodowych, a także danych dotyczących zdrowia lub życia seksualnego (szczególne kategorie danych) jest zabronione.

5.Lokalizacja bazy danych osobowych

5.1. Bazy danych osobowych wskazane w rozdziale 2 niniejszego Regulaminu znajdują się pod adresem sprzedawcy.

6.Warunki ujawniania informacji o danych osobowych osobom trzecim

6.1. Tryb dostępu osób trzecich do danych osobowych określają warunki zgody podmiotu danych osobowych udzielonej właścicielowi danych osobowych na ich przetwarzanie lub wymogi prawa.

6.2. Osobie trzeciej nie udziela się dostępu do danych osobowych, jeśli odmawia ona przyjęcia zobowiązania do zapewnienia przestrzegania wymogów ustawy Ukrainy „O ochronie danych osobowych” lub nie jest w stanie go zapewnić.

6.3. Uczestnik stosunków związanych z danymi osobowymi składa wniosek o dostęp (dalej — wniosek) do danych osobowych do właściciela danych osobowych.

6.4. We wniosku wskazuje się:

nazwisko, imię i imię ojca, miejsce zamieszkania (pobytu) oraz dane dokumentu tożsamości osoby fizycznej składającej wniosek (w przypadku wnioskodawcy będącego osobą fizyczną);
nazwę i siedzibę osoby prawnej składającej wniosek, stanowisko, nazwisko, imię i imię ojca osoby poświadczającej wniosek; potwierdzenie, że treść wniosku odpowiada uprawnieniom osoby prawnej (w przypadku wnioskodawcy będącego osobą prawną);
nazwisko, imię i imię ojca oraz inne informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, której dotyczy wniosek;
informacje o bazie danych osobowych, której dotyczy wniosek, lub informacje o jej właścicielu lub podmiocie przetwarzającym;
wykaz żądanych danych osobowych;
cel i/lub podstawę prawną wniosku.

6.5. Termin rozpatrzenia wniosku nie może przekraczać dziesięciu dni roboczych od dnia jego wpływu. W tym terminie właściciel bazy danych osobowych informuje wnioskodawcę, że wniosek zostanie uwzględniony lub że odpowiednie dane osobowe nie podlegają udostępnieniu, wskazując podstawę określoną w odpowiednim akcie prawnym. Wniosek jest realizowany w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia jego wpływu, o ile prawo nie stanowi inaczej.

6.6. Odroczenie dostępu osób trzecich do danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli niezbędne dane nie mogą zostać udostępnione w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu wniosku. Łączny termin rozpatrzenia spraw poruszonych we wniosku nie może przy tym przekroczyć czterdziestu pięciu dni kalendarzowych.

6.7. Zawiadomienie o odroczeniu przekazuje się osobie trzeciej, która złożyła wniosek, na piśmie wraz z wyjaśnieniem trybu zaskarżenia takiej decyzji.

6.8. W zawiadomieniu o odroczeniu wskazuje się:

nazwisko, imię i imię ojca urzędnika;
datę wysłania zawiadomienia;
przyczynę odroczenia;
termin, w którym wniosek zostanie zrealizowany.

6.9. Odmowa dostępu do danych osobowych jest dopuszczalna, jeżeli dostęp do nich jest zabroniony przez prawo.

6.10. W zawiadomieniu o odmowie wskazuje się:

nazwisko, imię i imię ojca urzędnika odmawiającego dostępu;
datę wysłania zawiadomienia;
przyczynę odmowy.

6.11. Decyzję o odroczeniu lub odmowie dostępu do danych osobowych można zaskarżyć do sądu.

7.Ochrona danych osobowych: sposoby ochrony, osoba odpowiedzialna, pracownicy, którzy bezpośrednio przetwarzają dane osobowe i/lub mają do nich dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, okres przechowywania danych osobowych

7.1. Właściciel bazy danych osobowych dysponuje środkami systemowymi, programowo-technicznymi i łączności, które zapobiegają utracie, kradzieży, nieuprawnionemu zniszczeniu, zniekształceniu, sfałszowaniu i kopiowaniu informacji i spełniają wymogi norm międzynarodowych i krajowych.

7.2. Osoba odpowiedzialna organizuje pracę związaną z ochroną danych osobowych podczas ich przetwarzania zgodnie z prawem. Osobę odpowiedzialną wyznacza zarządzenie Właściciela bazy danych osobowych.
Obowiązki osoby odpowiedzialnej w zakresie organizacji pracy związanej z ochroną danych osobowych podczas ich przetwarzania określa zakres obowiązków.

7.3. Osoba odpowiedzialna jest zobowiązana:

znać przepisy prawa Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych;
opracować procedury dostępu pracowników do danych osobowych zgodnie z ich obowiązkami zawodowymi, służbowymi lub pracowniczymi;
zapewnić przestrzeganie przez pracowników Właściciela bazy danych osobowych wymogów prawa Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentów wewnętrznych regulujących działalność Właściciela w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych;
opracować tryb (procedurę) kontroli wewnętrznej przestrzegania wymogów prawa Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentów wewnętrznych regulujących działalność Właściciela w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych, który w szczególności powinien określać częstotliwość takiej kontroli;
informować Właściciela bazy danych osobowych o przypadkach naruszenia przez pracowników wymogów prawa Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentów wewnętrznych regulujących działalność Właściciela w zakresie przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego od wykrycia takich naruszeń;
zapewnić przechowywanie dokumentów potwierdzających wyrażenie przez podmiot danych osobowych zgody na przetwarzanie jego danych osobowych oraz poinformowanie tego podmiotu o jego prawach.

7.4. W celu wykonywania swoich obowiązków osoba odpowiedzialna ma prawo:

otrzymywać niezbędne dokumenty, w tym zarządzenia i inne dokumenty wydane przez Właściciela bazy danych osobowych, związane z przetwarzaniem danych osobowych;
sporządzać kopie otrzymanych dokumentów, w tym kopie plików i wszelkich zapisów przechowywanych w lokalnych sieciach komputerowych i autonomicznych systemach komputerowych;
uczestniczyć w omawianiu wykonywanych przez siebie obowiązków w zakresie organizacji pracy związanej z ochroną danych osobowych podczas ich przetwarzania;
zgłaszać propozycje usprawnienia działalności i doskonalenia metod pracy, zgłaszać uwagi i sposoby usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych;
uzyskiwać wyjaśnienia w sprawach przetwarzania danych osobowych;
podpisywać i parafować dokumenty w granicach swoich kompetencji.

7.5. Pracownicy, którzy bezpośrednio przetwarzają dane osobowe i/lub mają do nich dostęp w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych (pracowniczych), są zobowiązani przestrzegać wymogów prawa Ukrainy w zakresie ochrony danych osobowych oraz dokumentów wewnętrznych dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych w bazach danych osobowych.

7.6. Pracownicy mający dostęp do danych osobowych, w tym je przetwarzający, są zobowiązani nie dopuszczać do ujawnienia w jakikolwiek sposób danych osobowych, które zostały im powierzone lub które stały się im znane w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych, służbowych lub pracowniczych. Zobowiązanie to obowiązuje również po zakończeniu przez nich działalności związanej z danymi osobowymi, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo.

7.7. Osoby mające dostęp do danych osobowych, w tym je przetwarzające, ponoszą odpowiedzialność zgodnie z prawem Ukrainy w przypadku naruszenia wymogów ustawy Ukrainy „O ochronie danych osobowych”.

7.8. Dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celu, w jakim są przechowywane, a w każdym razie nie dłużej niż okres przechowywania określony w zgodzie podmiotu danych osobowych na ich przetwarzanie.

8.Prawa podmiotu danych osobowych

8.1. Podmiot danych osobowych ma prawo:

wiedzieć o lokalizacji bazy danych osobowych zawierającej jego dane, jej przeznaczeniu i nazwie, siedzibie i/lub miejscu zamieszkania (pobytu) jej właściciela lub podmiotu przetwarzającego albo upoważnić inne osoby do uzyskania tych informacji, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo;
otrzymywać informacje o warunkach udzielania dostępu do danych osobowych, w szczególności o osobach trzecich, którym przekazywane są jego dane osobowe zawarte w odpowiedniej bazie danych osobowych;
do dostępu do swoich danych osobowych zawartych w odpowiedniej bazie danych osobowych;
otrzymać nie później niż w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wpływu wniosku, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo, odpowiedź, czy jego dane osobowe są przechowywane w odpowiedniej bazie danych osobowych, a także otrzymać treść przechowywanych danych;
wnieść umotywowany sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych przez organy władzy państwowej i organy samorządu terytorialnego przy wykonywaniu ich uprawnień przewidzianych przez prawo;
wnieść umotywowane żądanie zmiany lub zniszczenia swoich danych osobowych przez każdego właściciela i podmiot przetwarzający tę bazę, jeżeli dane te są przetwarzane niezgodnie z prawem lub są nieprawdziwe;
do ochrony swoich danych osobowych przed niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem w związku z umyślnym ukrywaniem, nieudostępnieniem lub nieterminowym udostępnieniem, a także do ochrony przed udostępnianiem informacji nieprawdziwych lub naruszających cześć, godność i reputację zawodową osoby fizycznej;
zwracać się w sprawach ochrony swoich praw dotyczących danych osobowych do organów władzy państwowej i organów samorządu terytorialnego właściwych w zakresie ochrony danych osobowych;
korzystać ze środków ochrony prawnej w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

9.Tryb rozpatrywania wniosków podmiotu danych osobowych

9.1. Podmiot danych osobowych ma prawo uzyskać wszelkie informacje o sobie od każdego uczestnika stosunków związanych z danymi osobowymi bez wskazywania celu wniosku, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo.

9.2. Dostęp podmiotu danych osobowych do danych o sobie jest bezpłatny.

9.3. Podmiot danych osobowych składa wniosek o dostęp (dalej — wniosek) do danych osobowych do właściciela bazy danych osobowych. We wniosku wskazuje się:

nazwisko, imię i imię ojca, miejsce zamieszkania (pobytu) oraz dane dokumentu tożsamości podmiotu danych osobowych;
inne informacje umożliwiające identyfikację podmiotu danych osobowych;
informacje o bazie danych osobowych, której dotyczy wniosek, lub informacje o jej właścicielu lub podmiocie przetwarzającym;
wykaz żądanych danych osobowych.

9.4. Termin rozpatrzenia wniosku nie może przekraczać dziesięciu dni roboczych od dnia jego wpływu. W tym terminie właściciel bazy danych osobowych informuje podmiot danych osobowych, że wniosek zostanie uwzględniony lub że odpowiednie dane osobowe nie podlegają udostępnieniu, wskazując podstawę określoną w odpowiednim akcie prawnym.

9.5. Wniosek jest realizowany w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia jego wpływu, o ile prawo nie stanowi inaczej.

10.Rejestracja państwowa bazy danych osobowych

10.1. Rejestracja państwowa baz danych osobowych odbywa się zgodnie z art. 9 ustawy Ukrainy „O ochronie danych osobowych”.