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ATTENTION : le fabricant se réserve le droit de modifier la composition, l’équipement, la gamme de couleurs du produit, la durée de garantie, les caractéristiques techniques, etc. sans préavis.

Règlement sur le traitement et la protection des données à caractère personnel dans les bases de données du vendeur

Sommaire

Notions générales et champ d’application
Liste des bases de données à caractère personnel
Finalité du traitement des données
Modalités du traitement : recueil du consentement, information sur les droits et opérations effectuées sur les données de la personne concernée
Localisation de la base de données
Conditions de communication des données à des tiers
Protection des données : moyens de protection, personne responsable, employés qui traitent directement les données et/ou y ont accès dans le cadre de leurs fonctions, durée de conservation
Droits de la personne concernée
Traitement des demandes de la personne concernée
Enregistrement public de la base de données

1.Notions générales et champ d’application

1.1. Définitions :

Base de données à caractère personnel — ensemble nommé de données à caractère personnel ordonnées, sous forme électronique et/ou de fichiers ;
Personne responsable — personne désignée qui organise le travail lié à la protection des données à caractère personnel lors de leur traitement, conformément à la loi ;
Titulaire de la base de données — personne physique ou morale à qui la loi ou le consentement de la personne concernée confère le droit de traiter ces données, qui fixe la finalité du traitement dans cette base, en définit la composition et les procédures de traitement, sauf disposition légale contraire ;
Registre national des bases de données à caractère personnel — système d’information national unique de collecte, d’accumulation et de traitement des informations sur les bases de données enregistrées ;
Sources publiques de données à caractère personnel — annuaires, carnets d’adresses, registres, listes, catalogues et autres recueils systématisés d’informations publiques contenant des données à caractère personnel, publiés avec l’accord de la personne concernée. Les réseaux sociaux et ressources en ligne où la personne concernée laisse ses données ne sont pas considérés comme des sources publiques (sauf si elle a expressément indiqué que ces données sont publiées pour être librement diffusées et utilisées) ;
Consentement de la personne concernée — toute manifestation de volonté documentée et libre d’une personne physique autorisant le traitement de ses données à caractère personnel pour la finalité indiquée ;
Anonymisation des données — suppression des informations permettant d’identifier une personne ;
Traitement des données à caractère personnel — toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées en tout ou partie dans un système d’information (automatisé) et/ou dans des fichiers, liées à la collecte, l’enregistrement, l’accumulation, la conservation, l’adaptation, la modification, la mise à jour, l’utilisation et la diffusion (communication, cession, transfert), l’anonymisation et la destruction d’informations sur une personne physique ;
Données à caractère personnel — information ou ensemble d’informations sur une personne physique identifiée ou pouvant être identifiée de façon précise ;
Gestionnaire de la base de données — personne physique ou morale à qui le titulaire de la base ou la loi confère le droit de traiter ces données. N’est pas gestionnaire la personne chargée par le titulaire et/ou le gestionnaire de travaux techniques sur la base sans accès au contenu des données ;
Personne concernée — personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées conformément à la loi ;
Tiers — toute personne, à l’exception de la personne concernée, du titulaire ou du gestionnaire de la base et de l’autorité publique chargée de la protection des données, à qui le titulaire ou le gestionnaire transfère des données conformément à la loi ;
Catégories particulières de données — données relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, religieuses ou philosophiques, à l’appartenance à un parti politique ou à un syndicat, ainsi que les données concernant la santé ou la vie sexuelle.

1.2. Le présent Règlement s’impose à la personne responsable et aux employés du vendeur qui traitent directement des données à caractère personnel et/ou y ont accès dans le cadre de leurs fonctions.

2.Liste des bases de données à caractère personnel

2.1. Le vendeur est titulaire des bases de données suivantes :

la base de données à caractère personnel des cocontractants.

3.Finalité du traitement des données

3.1. Le traitement des données dans le système a pour finalité la mise en œuvre des relations de droit civil, la fourniture, la réception et le règlement des biens et services achetés conformément au Code des impôts de l’Ukraine et à la loi ukrainienne « Sur la comptabilité et l’information financière en Ukraine ».

4.Modalités du traitement : recueil du consentement, information sur les droits et opérations effectuées sur les données de la personne concernée

4.1. Le consentement de la personne concernée doit être une manifestation de volonté libre d’une personne physique autorisant le traitement de ses données pour la finalité indiquée.

4.2. Le consentement peut être donné sous les formes suivantes :

document papier comportant les mentions permettant d’identifier ce document et la personne physique ;
document électronique comportant les mentions obligatoires permettant d’identifier ce document et la personne physique. Il est recommandé de confirmer la manifestation de volonté par la signature électronique de la personne concernée ;
mention sur une page électronique d’un document ou dans un fichier électronique traité dans un système d’information reposant sur des solutions techniques documentées.

4.3. Le consentement de la personne concernée est donné lors de la conclusion des relations de droit civil, conformément à la législation en vigueur.

4.4. La personne concernée est informée, lors de la conclusion des relations de droit civil et conformément à la législation en vigueur, de l’inscription de ses données dans la base, de ses droits prévus par la loi ukrainienne « Sur la protection des données à caractère personnel », de la finalité de la collecte et des personnes auxquelles ses données sont transmises.

4.5. Le traitement des données relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, religieuses ou philosophiques, à l’appartenance à un parti politique ou à un syndicat, ainsi que des données concernant la santé ou la vie sexuelle (catégories particulières de données), est interdit.

5.Localisation de la base de données

5.1. Les bases de données mentionnées à la section 2 du présent Règlement se trouvent à l’adresse du vendeur.

6.Conditions de communication des données à des tiers

6.1. Les modalités d’accès des tiers aux données sont déterminées par les conditions du consentement donné par la personne concernée au titulaire pour le traitement de ces données, ou par les exigences de la loi.

6.2. L’accès aux données n’est pas accordé à un tiers qui refuse de s’engager à respecter les exigences de la loi ukrainienne « Sur la protection des données à caractère personnel » ou qui n’est pas en mesure de les respecter.

6.3. Toute partie à une relation liée aux données à caractère personnel adresse une demande d’accès (ci-après, la demande) au titulaire des données.

6.4. La demande indique :

les nom, prénom et patronyme, le lieu de résidence (de séjour) et les références de la pièce d’identité de la personne physique qui fait la demande (pour un demandeur personne physique) ;
la dénomination et le siège de la personne morale qui fait la demande, la fonction, les nom, prénom et patronyme de la personne qui certifie la demande, ainsi que la confirmation que l’objet de la demande relève des pouvoirs de la personne morale (pour un demandeur personne morale) ;
les nom, prénom et patronyme ainsi que les autres informations permettant d’identifier la personne physique visée par la demande ;
les informations sur la base de données visée par la demande ou sur son titulaire ou gestionnaire ;
la liste des données demandées ;
la finalité et/ou le fondement juridique de la demande.

6.5. L’examen de la demande ne peut excéder dix jours ouvrés à compter de sa réception. Dans ce délai, le titulaire de la base informe le demandeur que la demande sera satisfaite ou que les données ne peuvent être communiquées, en indiquant le fondement prévu par l’acte normatif applicable. La demande est satisfaite dans un délai de trente jours calendaires à compter de sa réception, sauf disposition légale contraire.

6.6. Le report de l’accès des tiers aux données est admis si les données ne peuvent être fournies dans les trente jours calendaires suivant la réception de la demande. Le délai total de traitement des questions soulevées ne peut alors excéder quarante-cinq jours calendaires.

6.7. Le report est notifié par écrit au tiers qui a fait la demande, avec l’indication des voies de recours contre cette décision.

6.8. La notification du report indique :

les nom, prénom et patronyme du responsable ;
la date d’envoi de la notification ;
le motif du report ;
le délai dans lequel la demande sera satisfaite.

6.9. Le refus d’accès aux données est admis si l’accès est interdit par la loi.

6.10. La notification du refus indique :

les nom, prénom et patronyme du responsable qui refuse l’accès ;
la date d’envoi de la notification ;
le motif du refus.

6.11. La décision de report ou de refus d’accès peut être contestée devant le tribunal.

7.Protection des données : moyens de protection, personne responsable, employés qui traitent directement les données et/ou y ont accès dans le cadre de leurs fonctions, durée de conservation

7.1. Le titulaire de la base dispose de moyens systèmes, logiciels, matériels et de communication qui empêchent la perte, le vol, la destruction non autorisée, l’altération, la falsification et la copie des informations, et qui sont conformes aux normes internationales et nationales.

7.2. La personne responsable organise le travail lié à la protection des données lors de leur traitement, conformément à la loi. Elle est désignée par ordre du Titulaire de la base.
Ses obligations en matière d’organisation de la protection des données sont fixées dans sa fiche de poste.

7.3. La personne responsable est tenue de :

connaître la législation ukrainienne sur la protection des données à caractère personnel ;
élaborer les procédures d’accès des employés aux données selon leurs fonctions professionnelles, officielles ou contractuelles ;
veiller au respect, par les employés du Titulaire, de la législation ukrainienne sur la protection des données et des documents internes régissant le traitement et la protection des données dans les bases ;
élaborer une procédure de contrôle interne du respect de la législation ukrainienne sur la protection des données et des documents internes régissant le traitement et la protection des données, précisant notamment la fréquence de ce contrôle ;
informer le Titulaire de la base, au plus tard un jour ouvré après leur découverte, des manquements des employés à la législation ukrainienne sur la protection des données et aux documents internes régissant le traitement et la protection des données ;
assurer la conservation des documents attestant le consentement de la personne concernée au traitement de ses données et l’information de celle-ci sur ses droits.

7.4. Pour remplir ses obligations, la personne responsable a le droit de :

recevoir les documents nécessaires, y compris les ordres et autres actes émis par le Titulaire de la base en lien avec le traitement des données ;
faire des copies des documents reçus, y compris des copies de fichiers et de tout enregistrement conservé dans les réseaux locaux et les systèmes informatiques autonomes ;
participer aux discussions sur ses obligations en matière d’organisation de la protection des données lors de leur traitement ;
soumettre des propositions d’amélioration de l’activité et des méthodes de travail, ainsi que des remarques et des moyens de remédier aux défauts constatés dans le traitement des données ;
obtenir des explications sur le traitement des données à caractère personnel ;
signer et viser des documents dans les limites de sa compétence.

7.5. Les employés qui traitent directement des données et/ou y ont accès dans le cadre de leurs fonctions (contractuelles) sont tenus de respecter la législation ukrainienne sur la protection des données et les documents internes relatifs au traitement et à la protection des données dans les bases.

7.6. Les employés qui ont accès aux données, y compris ceux qui les traitent, ne doivent divulguer d’aucune manière les données qui leur ont été confiées ou dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, officielles ou contractuelles. Cette obligation demeure après la cessation de leur activité liée aux données, sauf dans les cas prévus par la loi.

7.7. Les personnes qui ont accès aux données, y compris celles qui les traitent, engagent leur responsabilité conformément à la législation ukrainienne en cas de manquement à la loi ukrainienne « Sur la protection des données à caractère personnel ».

7.8. Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité de leur conservation, et en tout état de cause pas au-delà de la durée fixée par le consentement de la personne concernée à leur traitement.

8.Droits de la personne concernée

8.1. La personne concernée a le droit :

de connaître la localisation de la base de données contenant ses données, sa finalité et sa dénomination, ainsi que le siège et/ou le lieu de résidence (de séjour) du titulaire ou du gestionnaire de cette base, ou de mandater des personnes pour obtenir ces informations, sauf dans les cas prévus par la loi ;
d’obtenir des informations sur les conditions d’accès aux données, notamment sur les tiers auxquels ses données contenues dans la base sont transmises ;
d’accéder à ses données contenues dans la base concernée ;
de recevoir, au plus tard trente jours calendaires après la réception de la demande, sauf dans les cas prévus par la loi, une réponse indiquant si ses données sont conservées dans la base concernée, ainsi que le contenu des données conservées ;
de présenter une opposition motivée au traitement de ses données par les autorités publiques et les collectivités locales dans l’exercice de leurs compétences légales ;
de présenter une demande motivée de modification ou de destruction de ses données par tout titulaire et gestionnaire de la base, si ces données sont traitées illégalement ou sont inexactes ;
à la protection de ses données contre tout traitement illicite et toute perte, destruction ou détérioration accidentelle liée à une dissimulation volontaire, à une absence ou à un retard de communication, ainsi qu’à la protection contre la communication d’informations inexactes ou portant atteinte à l’honneur, à la dignité et à la réputation professionnelle d’une personne physique ;
de s’adresser, pour la protection de ses droits relatifs aux données, aux autorités publiques et collectivités locales compétentes en matière de protection des données ;
d’exercer des voies de recours en cas de violation de la législation sur la protection des données.

9.Traitement des demandes de la personne concernée

9.1. La personne concernée a le droit d’obtenir toute information la concernant auprès de toute partie à une relation liée aux données, sans indiquer la finalité de sa demande, sauf dans les cas prévus par la loi.

9.2. L’accès de la personne concernée aux données la concernant est gratuit.

9.3. La personne concernée adresse une demande d’accès (ci-après, la demande) au titulaire de la base de données. La demande indique :

les nom, prénom et patronyme, le lieu de résidence (de séjour) et les références de la pièce d’identité de la personne concernée ;
les autres informations permettant d’identifier la personne concernée ;
les informations sur la base de données visée par la demande ou sur son titulaire ou gestionnaire ;
la liste des données demandées.

9.4. L’examen de la demande ne peut excéder dix jours ouvrés à compter de sa réception. Dans ce délai, le titulaire de la base informe la personne concernée que la demande sera satisfaite ou que les données ne peuvent être communiquées, en indiquant le fondement prévu par l’acte normatif applicable.

9.5. La demande est satisfaite dans un délai de trente jours calendaires à compter de sa réception, sauf disposition légale contraire.

10.Enregistrement public de la base de données

10.1. L’enregistrement public des bases de données à caractère personnel est effectué conformément à l’article 9 de la loi ukrainienne « Sur la protection des données à caractère personnel ».